Die Erarbeitung des Konzepts erfolgt oft in drei Schritten. Zuerst werden die eigenen bestehenden Kommunikationsmittel und solche der Mitbewerber analysiert. Im zweiten Schritt werden aus den Erkenntnissen der Analyse in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden die Ziele der neuen Kommunikationslösung erarbeitet. Ist die Strategie festgehalten, werden im dritten Schritt die Anforderungen spezifiziert, um diese Ziele erreichen zu können. Eine Spezifikation definiert das Projekt für alle Projektteilnehmer möglichst unmissverständlich. Anforderungen an die Struktur, die Präsentation und die Technologie werden festgelegt. Die Spezifikation dient auch als Grundlage für die Kosten- und Zeitplanung.

Aus der Konzeption geht hervor, welche Inhalte vermittelt werden sollen. Nun werden diese Inhalte optimal strukturiert, um dem Benutzer die Botschaft leicht zugänglich zu machen. Dies wird erreicht, indem die Inhalte semantisch sinnvoll strukturiert und intuitiv verknüpft werden. Bei der Entwicklung einer Website resultiert aus der Informationsarchitektur oft ein Mockup, ein Modell der späteren Website mit Fokus auf die Struktur. Anhand des Mockups kann mittels qualitativem Usability-Test (Feel-Test) die Zugänglichkeit der Informationen für die Zielgruppe überprüft werden. Damit kann für die entstehende Website eine gute Inhaltsstruktur mit adäquater Navigation gewährleistet werden.

Damit die gewünschte Botschaft die gewünschte Zielgruppe erreicht, muss sie entsprechend präsentiert werden. Ein Kommunikationsmittel, egal ob ein gesamtes Corporate Design, ein Logo oder die Benutzeroberfläche einer Website, soll durch eine medienadäquate Gestaltung die Botschaft so codieren, dass sie vom Empfänger unmissverständlich decodiert wird, und zwar ganz im Sinne der Kommunikationsziele gemäss Konzeption. Die Qualität der Präsentation lässt sich mittels qualitativem Test (Look-Test) überprüfen, um aufwändige Änderungen im späteren Projektverlauf zu vermeiden. Richtlinien für den Einsatz der Stilmittel, ein Syle Guide, erhöhen die Konsistenz der Präsentation. Bei Anwendungen über längere Zeiträume oder durch mehrere Mitarbeiter wird so die Verwässerung des Images verhindert.

Der Einsatz der Technologien fügt Struktur und Präsentation mittels Logik dem Konzept entsprechend zusammen. Dabei kommen zwei Gruppen von Technologien zum Einsatz. Im Frontend wird die Benutzeroberfläche in die Sprache des WWW übersetzt. Das Backend garantiert die Verarbeitung der Anfragen, die durch die Interaktion zwischen Benutzer und Website entstehen. Dabei spielen datenbank-basierte Anwendungen eine zentrale Rolle. Um Aufschluss über mögliche Probleme bezüglich Funktionalität der Website geben zu können, wird ein qualitativer Usability-Test (Look&Feel-Test) an einem Protoypen durchgeführt. Eine technische Dokumentation erleichtert spätere Modifikationen auch für Dritte. Zu den technischen Aufgaben gehört auch das Einrichten der Serverumgebung und der Domain-Namen sowie die Implementation einer Applikation zur Pflege der Website (CMS).

Je nach Bedarf werden die Redaktoren oder Web Publisher im Rahmen einer Schulung in das neue CMS eingeführt und Hausgrafiker mit dem neuen Corporate Design vertraut gemacht. So wird sicher gestellt, dass die neue Website ab dem Tag ihrer Live-Schaltung professionell bewirtschaftet werden kann und das neue Erscheinungsbild stringent eingesetzt wird.

Bei Websites, die selten inhaltlich verändert werden, lohnt sich die Implementation eines CMS oft nicht. Deshalb übernimmt webaff auch Wartungsarbeiten. Änderungen werden bei Bedarf in Auftrag gegeben oder es wird ein Wartungsvertrag abgeschlossen. Auch bereits bestehende Websites werden gepflegt.

Als Reaktion auf die rasche Veränderung unseres Umfelds müssen Kommunikationsmittel laufend angepasst werden. Die meisten Websites erfahren alle paar Monate Anpassungen und nur wenige kommen über mehrere Jahre ohne grundlegendes Redesign aus. webaff ist an einer nachhaltigen Zusammenarbeit interessiert und begleitet Projekte gerne auch über den Erstellungszeitraum hinaus.